Uporabnik mora pred prvim pošiljanjem podatkov v arhiv zagotoviti:                                                 

• Podpisana Posamična pogodba o opravljanju storitev zajema in hrambe e-računov, pod pogoji krovne pogodbe št. 4302-1/2014-869 z izvajalcem Pošta Slovenije d.o.o. 
• Podpisan obrazec »Naročilo: Vzpostavitev eArhiva«, kjer v polje »1. Dostop preko spletnih servisov (WS)« pod »Naziv« napišete »VASCO (EA Client)«. Pod polje »Kvalificirano digitalno potrdilo« pa vpišete podatke svojega certifikata, s katerim se bo pošiljajo podatke v eArhiv (podatek je lahko enak, ni pa to pogoj, enemu izmed certifikatov iz točke 2). Ustrezno izpolnite tudi osnovne podatke proračunskega uporabnika ter navedite odgovorno osebo, podpis in žig. Ne pozabite tudi na podatke pod točko »2. Dostop preko spletnega vmesnika eArhivov«, kjer navedete osebe in pripadajoče podatke oseb, ki bodo dostopale do eArhiva. 
• Sprejeta Notranja pravila za zajem in hrambo e-računov oz. sprejet Klasifikacijski načrt. Večina proračunskih uporabnikov le-tega še nima. Ustanove, ki zapadejo pod rektorat Univerze v Ljubljani, naj bi uporabljale Klasifikacijski načrt sprejet za celotno Univerzo v Ljubljani. Za ostale naj ponovimo Obvestilo z dne 17.6.2015 s spletne strani UJP z naslovom »Vzorčna notranja pravila za zajem in ehrambo e-računov. Obveščamo proračunske uporabnike, ki so pod pogoji krovne pogodbe št. 4302-1/2014-869 o opravljanju storitev zajema in e-hrambe e-računov sklenili posamično pogodbo za izvajanje zajema in e-hrambe eračunov z izvajalcem Pošta Slovenije d.o.o., da so vzorčna notranja pravila za namene izvajanja zajema in e-hrambe e-računov še v fazi usklajevanja. Ko bodo vzorčna notranja pravila za namene izvajanja zajema in e-hrambe e-računov pripravljena in potrjena s strani Arhiva Republike Slovenije, bodo objavljena oziroma bo v zvezi s tem objavljeno obvestilo na spletni strani UJP«. 
• Urejen in fizično delujoč dostop preko internetnega vmesnika do eArhiva Pošte Slovenije (dostop vam pomaga urediti g. Vladimir Furman, Oddelek informacijskih storitev, Pošta Slovenije d.o.o., telefon 02 449 2830, mobitel 041 772 176). Dostop mora imeti urejen tista oseba oz. kvalificirano digitalno potrdilo, ki je bilo na obrazcu »Naročilo: Vzpostavitev eArhiva« navedeno pod točko »1. Dostop preko spletnih servisov (WS)«. 
• Verziji programov Knjiga Prejetih Faktur ter Glavna Knjiga minimalno datuma 3.9.2015 ali novejši. 
• Ko boste posedovali Klasifikacijski načrt, greste v programu Knjiga prejetih faktur v meni 8.7. na zavihku 3. Razno in vklopite parameter 19. Lasten klasifikacijski načrt. Nato v meniju 3.P. Klasifikacija prejete pošte, preko gumba »Spremeni šifro«, obstoječe šifre spremenite na svoje šifre KN-ja. Program ob spremembi šifre vse obstoječe zapise prepiše na novo šifro in staro šifro za seboj tudi pobriše. V primeru, da več obstoječih šifer združujete na eno novo šifro, program v ozadju prepiše vse podatke na novo šifro, ročno pa morate pobrisati stare šifre (morebitno napačno brisanje je programsko blokirano, v primeru da na določeni šifri obstajajo podatki, program le-te ne dovoli pobrisati). Spremenjenih šifram KN-ja lahko prosto tudi popravite »Naziv« ter po želji dodate »Opis«. Vsi ostali podatki niso relevantni in jih ni potrebno vpisovati oz. korigirati. V program KPFW se zaenkrat vpiše samo šifre, ki se potrebujejo za eArhiv prejetih in izdanih eRačunov. V primeru da imate v meniju 3.P. že od samega začetka svoje šifre Klasifikacijskega načrta, posega v spremembo šifer nimate. Če boste v meniju 3.Q. Tip pošiljke prejete pošte, v posamezne nazive tipov pošte, vpisali še podatek« »Klasifikacija«, vam bo program ob vpisu prejete pošte le-ta podatek avtomatsko vpisal. Priporočamo! 
• Sledi klic na tehnično podporo podjetja Piramida d.o.o., telefon 01 561 48 90 ali 041 647 913. Po klicu se bomo povezali preko ISL-ja, naložili program »eArhiv odjemalec« od Pošte Slovenije ter šli skupaj v program Glavna knjiga za prvo pošiljanje podatkov v eArhiv. Podatke se v eArhiv pošlje preko menija 6.8.E. Hramba e-računov, kjer se izbere opcija »3-Pošta (EArhiv)«, določi pravilno šifro Klasifikacijskega načrta za Izdane e-račune preko programa Fakturiranje ali Fakturiranje Storitev ter določi bilančno obdobje, do koder naj se podatki prenesejo v eArhiv.

Po potrditvi začetne maske se odpre preglednica s podatki, kjer se podatke pregleda in po potrebi dopolni oz. ustrezno opremi za eArhiv. Preko gumba »F9 Arhiviraj« se prvič nastavi »direktorij oz. mapo za arhiviranje« in nato izvede zapis podatkov v izbrano mapo. Po uspešnem prenosu podatkov iz Glavne knjige v mapo, se zažene program »eArhiv odjemalec«, kjer se prvič nastavi »mapo« za branje podatkov (ista mapa, kot je bila določena v Glavni knjigi), izbere ustrezen certifikat v polju »EA Certifikat« ter izbere »EArchive_UJP«. Preko gumba »START« zaženete dejansko pošiljanje podatkov iz mape v eArhiv Pošte Slovenije. Program »eArhiv odjemalec« pri pošiljanju podatkov v arhiv, uspešno poslane pakete za seboj briše, za neuspešno poslane javi napako in jih ne briše.