Obrazec M4/M8 je potrebno oddati do 30. aprila 2009. Letos se prvič oddaja v elektronski obliki. Za izdelavo ustrezne XML datoteke morate imeti obvezno najmanj verzijo 8.70.6.8. z dne 06.04.2009 ali novejšo. Pred pričetkom dela si najprej preberite celotna navodila za M4/M8 in se šele nato lotite dela po v nadaljevanju naštetih in opisanih korakih.

1. V meniju 5.F.7."Nastavitev parametrov za obrazec M4", si najprej ponastavite formule za izdelavo obrazca. Po tej operaciji, bi formule za izračun obrazca M4/M8 morale biti pravilne.

2. V meniju 4.6.6."Brisanje obrazca M4", pobrišete stari obrazec.

3. V meniju 4.6.5."Nastavitev podatkov podjetja", preverite podatke podjetja in pod gumbom "Nastavitve" vklopite tiste parametre, ki jih potrebujete za svoje podjetje. Tukaj še posebej poudarjamo na vklop opcije "Vnos letnih in tedenskih skladov ur na obrazcu". To si vklopite tisti, ki imate za potrebe M4/M8 obrazca več različnih letnih ali tedenskih fondov ur. Uporabniki Kadrovske evidence pa imate na tem gumbu še dodatno opcijo "Fond ur in Enote-M4 iz delovnih mest (KE)".

4. V meniju 4.6.1.Izračun obrazca M4, naredite dejanski izračun obrazca za ustrezno obdobje, ki se poroča. V obrazec M4/M8 za leto 2008 je potrebno zajeti plače izplačane za leto 2008, ne glede na datum izplačila.
Ne spreglejte vnosa datumov v polja Od..do datuma. Vpisuje se datume ažuriranja. V največji meri se bo tu vpisalo datume od 01.01.2008 do 31.12.2008. Imate pa tudi možnost izjem pri datumih, tako  da lahko določeno izplačilo tudi izvzamete iz izračuna. Tudi v tem meniju imate desno zgoraj gumb "Nastavitve", ki je že opisan pod točko 3. Imamo pa še zavihek 2."Ostale nastavitve", kjer imate možnost izbrati kar nekaj pomembnih opcij. V primeru, da izplačujete večje število nadur, kot je to uradno dovoljeno, boste obkljukali "Izpišem poročilo u neupoštevanih urah in zneskih nadur", če ste seveda prej že vklopili parameter za kontrolo nadur. Predlagamo tudi vklop  opcije "Izpišem poročilo o razliki kontrole or glede na delovno dobo". Ostale  pomembne opcije, ki jih lahko izberete so še "Prištejem prispevke za lastnike zasebnih podjetij", "Izračun obrazca iz normiranih ur" (fiksni fond ur) ter "Ločeni zapisi ob spremembi deleža minulega dela". Pri vseh možnostih je podan komentar za razlago le-te.
Še posebno opozorilo za uporabnike SPJS. Celoten postopek priprave in izračuna obrazca M4/M8 boste naredili ločeno v stari bazi (meseci 1-7) ter ločeno v tekoči bazi za mesece 8-12. Torej bodite pozorni na datume ažuriranja ter na podatek "Od meseca.. do meseca".

5. V meniju 4.6.3."Zapis obrazca M4 v XML datoteko", boste preko tipke F9-Izpis obrazcev, dobili izpis obrazcev M4, ki vam služijo za kontrolo ter v končni fazi tudi kot arhiv za interno evidenco podatkov. Podatke pregledate in jih po potrebi ustrezno popravite v meniju "4.6.2.Popravek obrazca pred izpisom".

6. V meniju 4.6.2."Popravek obrazca pred izpisom", lahko podatke popravljate, po potrebi tudi dodate kakšen zapis ali ga celo pobrišete. Tu opozarjamo na nekaj posebnosti. Če imate Osnovo  za nadomestila za določenega delavca iz več kot enega leta, morate podatek ločiti v poljih "Ure nadomestil (1)", "Leto osnove za nadomestila (1)", "Ure nadomestil (2)" ter "Leto osnove za nadomestila (2)". Ločeno se evidentira tudi podatek o "Dobi s povečanjem", če imate zadevo že med letom pravilno vnešeno v program, bo podatek že pravilno zapisan tudi v M4/M8. In kot novost se ločujejo podatki o "Urah dela in nadurah za neplačane prispevke”, gre za evidenco ur in nadur  za katere podjetje ni plačalo prispevkov od obračunanih plač. Te ure in nadure zmanjšujejo prvotni podatek o Urah rednega dela in urah nadur. "Vrsta prijave" naj bi bila nastavljena na "0-Prijava podatkov o rednem delu". Sicer pa si legendo tega podatka lahko ogledate v meniju 4.6.3.. Še to. Opcija “Druga vrstica” se vklopi le še v primeru, da je Doba s povečanjem v drugem obdobju, kot tekoče ure. Se pa nikakor ne vklopi za primer nadomestil, ko je osnova iz dveh različnih let, kot je to veljalo v preteklih letih

7. V meniju 4.6.3."Zapis obrazca M4 v XML datoteko", pa lahko sedaj, ko imate obrazec pripravljen in pregledan, tudi dejansko zapišete v datoteko. Od nastavitve "Pošiljanje XML datoteke" v spodnjem delu okna pa je odvisno nadaljevanje.  Večina vas bo izbrala "Pošlji XML datoteke na M4-ZPIZ". S to opcijo se program samodejno poveže na spletni portal ZPIZ, kjer datoteko uvozite, pregledate, podpišete in oddate. Lahko pa jo tudi izbrišete. To storite preko gumba F5-Izpis obrazcev in XML datotek. Po kliku na gumb se vam bo odprlo okno "Oddaja datoteke s podatki za M4 na ZPIZ". Nadaljna navodila za to operacijo so vam na voljo s klikom na gumb "F1-Pomoč”. Če pa ste izbrali "Pošlji XML datoteke po E-pošti", se vam bo tu odprlo okno za pošiljanje po E-pošti (ta opcija bo uporabna predvsem za tiste računovodske servise, ki ne bodo obrazce oddajale na ZPIZ v imenu in po pooblastilu strank, ampak jim bodo datoteko poslali, da jo sami oddajo na ZPIZ). Na koncu se  bodo izpisali obrazci za vse vnešene podatke (obrazec za posameznika je povsem nov).

8. V meniju 4.6.4."Izpis obvestil za zavarovance", pa boste za konec naredili še izpis obvestil za zavarovance.

9. V meniju 4.6.7."Izpis obrazca M4 na tiskalnik", je ostal izpis za potrebe starih let. Za leto 2008 se ta izpis ne potrebuje. Lahko pa se ga izkoristi za kontrolo (Vrsta obrazca="Priloga k datoteki VP=447" in kljukica na "Izpis na ozek papir za kontrolo")

10. V meniju 4.6.8."Zapis obrazca v M4M801.DAT v obrazec M4", je na voljo opcija, s katero podatke izvozite v datoteko. Pomembno je, da si zabeležite podatek »Mapa za datoteko«, da boste vedeli kam je program shranil datoteko.

11. V meniju 4.6.9."Prenos iz M4M801.DAT v obrazec M4", pa je funkcija branja podatkov iz datoteke. Tu je ponovno pomembno samo to, da programu poveste, oziroma poklikate na ustrezno mapo, kjer je datoteka za uvoz shranjena, označite datoteko in podatke uvozite.

12. Še posebno opozorilo za uporabnike SPJS (javni sektor). Glede na dejstvo, da so podatki v letu 2008 shranjeni v dveh ločenih bazah, imate dve možnosti za oddajo podatkov na ZPIZ. Obvezno pripravite podatke ločeno v posamezni bazi za ustrezno obdobje (na to smo že opozorili), nato pa lahko ali iz vsake baze posebej oddate podatke na ZPIZ, torej boste podatke uvažali dvakrat, ali pa koristite prenos podatkov v datoteko in branje iz datoteke (opisano pod točko 10. in 11.). Torej boste opravili združevanje podatkov in na koncu oddali podatke le iz ene baze. Po naši oceni je to bolj priporočljivo. Kontrolo podatkov obvezno naredite pred združevanjem in nato tudi po združevanju podatkov.

13. Avtentikacijska koda. Vsi ste jo prejeli s strani ZPIZ-a. Če je niste, si jo priskrbite. Obvezno morate pred oddajo obrazca M4/M8 z avtentikacijsko kodo registrirati vaš certifikat na spletni strani ZPIZ-a (prva prijava). Prav tako morate urediti morebitna pooblastila, notranja ali zunanja. Več o tem je napisano na samem obvestilu ZPIZ-a, oziroma na njihovi spletni strani.

NASVET: Redno osvežujte program, kajti v tem obdobju bo največ dodelav programa narejeno ravno v zvezi z M4/M8. Informacije o popravkih v programih si lahko preberete v meniju 8.C. Do zadnjega tedna v aprilu ne hitite z oddajanjem podatkov na ZPIZ!
Pa še to: Bodite potrpežljivi ob oddajanju podatkov na spletni portal ZPIZ-a. Po dosedanjih izkušnjah zadeva ni ravno hitra.