Zaključek leta v programu Fakturiranje

To velja za vse tiste, ki imate v aplikaciji Fakturiranje prevzemnice, dobavnice, maloprodajne račune in vsakoletno inventuro.

Zaključevanje leta v programu FAWS - program za fakturiranje storitev ni POTREBNO!

Zaključevanje let programa Fakturiranje priporočamo med 01.02.2011 in 31.03.2011.
Program vas bo na zaključek leta začel opozarjati 15.02.2011.
VSA pretekla leta boste morali zaključiti do 31.03.2011!
Po tem datumu bodo vsa knjiženja onemogočena!

Ni priporočljivo, da delate zaključek leta v mesecu januarju. Razlogi: veliko vas še vnaša listine za nazaj, knjiži plačila, čaka na listine dobaviteljev, usklajuje inventuro, ipd.

Po mesecu marcu ni pomoči za zaključevanje preteklih let v programu Fakturiranje!

Pred zaključkom leta morate preveriti vsa stanja in za preteklo leto zaključiti vse dokumente, ker kasneje
popravljanje ni več možno! Prepričani morate biti, da ste za preteklo leto uredili vse in da ni minus zalog in podobnih napak ( preberite tudi navodila December 2010 ). Tudi delovne naloge bi bilo potrebno zaključiti ali prenesti v novo leto.

Pred zaključkom obvezno najprej naredite arhiv podatkov v meniju 8.A.. Priporočamo zunanji medij CD,  DVD plošček ali USB ključ. Na zunanji medij potem zapišite vsebino arhiva in datum. Nadgradite tudi verzijo programa.

Program ob zaključku leta (meni 6.4.A.) še vpraša katero leto naj zaključi in kam naj kopira podatke starega leta za kasnejše pregledovanje. Vpišite številko baze, ki še ni v uporabi ali pa tisto v katero ste že shranili podatke drugih programov preteklega leta. Tu predlagamo, da z izbiro številk pazite na zaporedje letnic. Primer, če delate zaključek leta pod številko 1, potem lahko izberete arhiv za preteklo leto na primer na številki 20. Tako boste med številkami 1 in 20 imeli prostor za arhiv bodočih let 2011na št. 19, 2012 na št. 18. Itd.

POZOR! Na številki, bazi podatkov kjer boste delali zaključek leta, potem nadaljujete s knjiženjem tekočega leta 2011! Naprej delate torej v isti bazi, kjer ste delali do sedaj.
Številka kamor ste med zaključkom leta arhivirali stare podatke vam bo služila le za pregled preteklega leta. Naj vas ne moti, ker bodo notri tudi dokumenti in podatki do datuma zaključka tega leta.
Istočasno program vpraša kaj naj stori z odprtimi plačili preteklega leta. Tiste, ki imate vključene servisne naloge, vas bo program vprašal, če naj te pobriše ali prenese v tekoče leto ( če boste dali kljukico bo le-te pobrisal ), nato pa začne z operacijo Zaključek leta. Postopek lahko traja dlje časa, odvisno od računalnika in velikosti baze.
Pred zaključkom morate tudi vedeti, da program v primeru negativnih zalog ne dovoli prenosa zalog v naslednje leto. ( preberite tudi navodila December 2010 ). Negativnih zalog ne boste imeli če ste pred novim letom naredili inventuro. V primeru negativnih zalog vam bosta ponujeni dve možnosti:
1.) Pred zaključkom leta odpravite minus zaloge po vseh skladiščih. Obstoj negativnih zalog preverite v meniju 3.3, katere artikle, izberete 4. samo artikle z negativno zalogo. Negativne zaloge posamezno po postavkah preverite v meniju 4.1., F6 kartica artikla. Na kartici artikla je razvidno, kje je prišlo do negativnih zalog. Te potem odpravite.
Če ste med letom ignorirali izpis 6.1. ponovna nastavitev cen, kjer vam je sproti prikazoval negativna stanja in nepravilnosti v knjiženju in s takim načinom površnega knjiženja pridelali ogromno količino negativnih stanj vam priporočamo točko 2. Tu vam podjetje PIRAMIDA d.o.o. žal ne more pomagati, zato preberite točko 2.
2.) V primeru velike količine pridelanih negativnih stanj na koncu preteklega leta 31.12.20LL katere ste/boste med letom veselo zanemarjali vam program kljub temu omogoča zaključek leta z naslednjimi omejitvami ! ! ! Program bo prenesel le obstoječe šifrante, artikle, skupine, kupce, besedila, cenike itd in odprte postavke kupcev, dobaviteljev. Otvoritvena stanja šifre, količine in cene boste potem morali ročno vnašati v tekočem letu na dan 01.01.20LL. To je v meniju 6.5.1 Tudi tu vam podjetje PIRAMIDA d.o.o. žal ne mora pomagati, ker ste/boste celo leto vsa davčna obdobja zanemarjali evidenco zalog. Hkrati vas tudi opozarjamo, da ste/boste v prekršku, ker se vam v tem primeru ne bo ujemal zaključek leta 31.12.20LL in otvoritev na dan 01.01.20LL.
Po zaključku leta lahko uredite še napise, letnice preteklih let in tekočega leta. Pred tem priporočamo, da
naredite arhiv celotne mape podatkov s programom za arhiviranje, na primer NERO. Te spremembe naj dela samo zato pristojna oseba v vašem podjetju!
Ko zaženete program Fakturiranje, lahko na začetni maski z ukazom F8 prikličete meni s katerim lahko popravite po želji napise za določena leta podatkov in jih nato shranite s tipko F9.
V samem programu v orodni vrstici zgoraj, kjer je še enkrat opisano ime podjetja imate ponavadi tudi letnico. Ta napis služi za informacijo v katerih podatkih se trenutno nahajate in za glavo izpisov cenikov, zalog, trgovske knjige, preglede prodaje ipd. To letnico in mogoče tudi napis podjetja popravite v meniju 8.1. Ob naslednjem zagonu programa se ta napis tudi osveži.
Za tekoče leto vas naprošamo da se držite navodil pravilnega knjiženja in blokad obdobij. S tem boste imeli manj težav ob naslednji inventuri, pri vseh tekočih izpisih pregleda prodaj, zalog, trgovske knjige ipd.