PLAČE - obvezno kriptiranje

Pošiljanje plačilnih list po elektronski pošti – OBVEZNO kriptiranje !

Pošiljanje plačilnih list po elektronski pošti – OBVEZNO kriptiranje: Na podlagi 14. člena ZVOP-1, ki v 2. odstavku navaja: »Pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij se šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom.« bo od 1.12.2017 pošiljanje plačilnih list po elektronski pošti OBVEZNO kriptirano z geslom.Enako velja za obvestila prejemnikom izplačil pogodb iz programa Honorarji. V meniju 2.1.Vnos in popravljanje delavcev, zavihek 3.Ostalo, najdete poleg polja »Email – naslov« še polje »Email – geslo«. V primeru da bi želeli za geslo uporabiti davčno številko delavca, si lahko pomagate z gumbom »Davčna => Geslo«. Če imate veliko delavcev in si boste gesla pripravili v excelu, se podatke lahko uvozi. Ker je uvoz podatkov delavcev (elektronski naslov in/ali geslo) specifičen, se za nasvet in pomoč obrnite na našo podporo. Ko enkrat dodelite delavcem gesla, jim morate to informacijo seveda tudi javiti, da bodo kriptirane plačilne liste lahko odpirali. V ta namen imate na voljo »Obvestilo o dodelitvi gesla« v meniju 1.5.6. Izpis poljubnega obrazca, kjer pri »Oblika izpisa« obvezno izberete »Obvestilo o dodelitvi gesla«. Samo oblikovanje »Obvestila o dodelitvi gesla« pa se nahaja v meniju 5.D.1.Nastavitev obrazca (grafika). V primeru da dotičnega izpisa ne vidite ali je morda obstoječ star in ne veste kako uporaben je, le-tega pobrišite in si preko gumba »Uvoz oblik izpisov« naložite željen izpis. Če plačilnih list ne pošiljate direktno na elektronski naslov delavcev, ampak vse plačilne liste pošljete na en elektronski naslov, morate po novem v meniju 1.4.1.Izpis obračunskih listov, na zavihku 2.Pošiljanje PDF po e-pošti, vpisati »Skupno geslo za kriptiranje PDF datotek«. Tudi to geslo morate javiti prejemniku elektronskega sporočila, da bo prejet PDF lahko gledal oziroma bral. Vsebinsko enaka rešitev obstaja tudi v programu Honorarji. Pošiljanje Obvestil o honorarju preko elektronske pošte se nahaja v meniju 1.5.1, medtem ko se pošiljanje Obvestila o dodelitvi gesla nahaja v meniju 4.3.Izpis poljubnega obrazca. Vpis gesla za kriptiranje Obvestila o honorarju najdete na Matičnih podatkih delavca v meniju 3.1.Vnos delavca. Tudi tukaj obstaja možnost uvoza podatka o elektronskem naslovu in/ali geslu preko xls datoteke. Nekateri pa uporabljate možnost odlaganja/shranjevanja PDF plačilnih list in/ali Obvestil o honorarju v »mapo«. V programu Plače v meniju 5.7.1.Parametri obračunskega lista, na zavihku 4. Pdf datoteke, v polje »Mapa za PDF datoteke« izberete mapo kamor želite, da se odlagajo PDF plačilne liste. V primeru vklopa shranjevanja v mapo, se v meniju 1.4.1. na zavihku 2.Pošiljanje PDF po e-pošti, pojavi parameter »Shrani PDF datoteke v nastavljeno mapo«. Če parameter vklopite in istočasno izklopite parameter »Pošlji kriptirane PDF datoteke delavcem po E-POŠTI«, bo program plačilne liste shranil v nastavljeno mapo in to brez kriptiranja. To pomeni, da pri takem načinu shranjevanja PDF plačilnih list, gesla za kriptiranje ne potrebujete. Enaka rešitev obstaja tudi v programu Honorarji, mapo za shranjevanje določite v meniju 5.1.Parametri programa, zavihek 2.Parametri obračuna, parameter 17.Mapa za PDF datoteke za obvestila in REK obrazce. Nato sledi še vklop ustreznega parametra v meniju 1.5.1 na zavihku 2. PDF po e-pošti. Za lažje urejanje gesel in sporočanje le-teh smo pripravili poseben pripomoček, ki se skriva pod gumbom »Filter nastavitve gesel« v meniju 2.1. v programu Plače, medtem ko ga v programu Honorarji, najdete v meniju 3.1. S pomočjo gumba »Filter nastavitve gesel« si z enim klikom na ekran prikličete željene delavce, nato ali delavca odprete in mu na zavihek 3.Ostalo vpišete »geslo« ali pa s pomočjo dodatnega gumba »Davcna => Geslo« vsem izbranim delavcem določite za Geslo delavčevo davčno številko. Na koncu uporabimo še gumb »Poslji email geslo«, ki bo vsem izbranim delavcem poslal email z obvestilom o dodelitvi gesla za odpiranje kriptiranih plačilnih list. Za vse navedeno je predpogoj verzija datuma 15.11.2017 ali novejša.

10.12.2017 20:36